SISTEM INFORMASI
Pada
artikel kali ini penulis akan membahas tentang Sistem Informasi. Sistem
Informasi merupakan salah satu hal paling diperlukan dalam suatu perkembangan
di zaman IT seperti sekarang ini. Sebelum mengupas Sistem Informasi , alangkah baiknya
jika kita milirik apakah itu Sistem Informasi.
“Sistem
informasi merupakan sebuah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
berbagai kebutuhan proses pengolahan transaksi harian, membantu & mendukung
seluruh kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi &
membantu memperlancar penyediaan laporan yang dibutuhkan.” Menurut salah satu pakar di dunia
teknologi Erwan Arbie.
Jadi menurut penjelasan di atas sistem
informasi adalah hal yang sangat sulit dipisahkan dalam suatu proses yang
terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Sistem Informasi harus memenuhi beberapa
syarat, seperti :
1.
Bersifat
manajerial
Maksud dari bersifat
manajerial adalah bagaimana jalannya sistem tersebut sehingga dapat melakukan
fungsi manajer dalam organisasi , sehingga dapat menunjang efektifitas dan
efisiensi dalam organisasi.
Adapun fungsi manajerial yang haruus
diemban adalah
a.
Fungsi
pengawasan
Seperti
yang kita ketahui bahwa salah satu kegiatan dari seorang manajer adalah
melakukan pengawasan terhadap jalannya proses yang ada di dalam suatu
organisasi. Pengawasan bertujuan untuk mengurangi terjadinya kendala atau
masalah teknis yang sering terjadi dalam bagan proses di suatu sistem. Hal ini
merupakan fungsi yang tidak dapat dipisahkan jika sistem ingin berjalan dengan
baik.
b.
Fungsi
penjagaan kualitas
Penjagaan
kualitas merupakan fungsi yang dijalankan ketika seorang manajer menerapkan SOP
atau standart operational procedure terhadap karyawan mereka. Hal ini bertujuan
untuk menjaga kulitas produk. Biasanya fungsi ini tidak jauh berbeda dengan
fungsi pengawasan dalam perusahaan.
c.
Fungsi
perencanaan
Ketika suatu
produk terjual ke pasar luas, manajer perlu feed back atau timbal balik
mengenai produk tersebut. Apakah produk tersebut dinilai telah memenuhi
keinginan pasar atau belum , terkadang feedback ini berbentuk saran dari
cusomer atau complain langsung yang ditujukan customer kepada yang bersangkutan
. Setelah mendapat complain , perusahaan yang inovatif akan membuat sebuah
perubahan kecil maupun signifikan terhadap produk tersebut. Perubahan ini
bertujuan untuk pencapaian kepuasan pelanggan mereka agar para customer tidak
nerpaling dari perusahaan mereka.
Dalam
melakukan perubahan signifikan atau kecil itu diperlukan inovasi khususnya dari
bidang produksi yang menyakup manajer kelas biasa hingga general manager untuk
menemukan solusi terbaik. Usulan dari setiap bagian akan membantu proses
inovasi tersebut dan penentuan langkah bagaimana agar lebih baik kedepannya.
Tentu jika sistem dalam perusahaan itu bekerja dan berintergrasi dengan baik
akan sangat mudah bukan ?
d.
Fungsi
penerapan
Dalam suatu proses akan ada terjadinya
penerapan inovasi atau rancangan dari stake holder agar produk tersebut
bersifat inovatif. Dalam penerapan biasanya akan terjadi kendala antara kondisi
lapangan dan dengan hal hal yng diingkan oleh para petinggi untuk di
aplikasikan ke dalam produk mereka. Dalam hal ini fungsi manajerial akan sangat
berperan serta dalam menurangi kendala atau masalah yang terjadi di dalamnya .
Sehingga rencana atau rancangan yang telah di buat dapat diaplikasikan secara
maksimal dan terjadi hubungan yang interaktif antara petinggi perusahaan dan
pekerja.
2.
Intergrasi
Syarat
paling mutlak dalam penggunaan sistem informasi adalah harus bisa menyataukan
atau mengintegrasikan antar seluruh pihak atau bagian dari suatu organisasi.
Bentuk pengintegrasian ini bertujuan untuk mempermudah proses pekerjaan atau
pengelohaan data dari suatu sistem informasi yang dibutuhkan oleh para petinggi
atau stake holder dari perusahaan itu. Sehingga dengan terintregasinya semua
bagian dapat memprmudah menyatukan pekerjaan dan lebih efisien dalam penggunaan
waktu dengan tujuan yang sama dari suatu organisasi.
3.
Mampu
mengelola data
Data
mentah atau yang biasa disebut dengan RAW data harus bisa ditranformasikan ke
dalam bentuk informasi yang dibutuhkan agar dapat membuat semua bagian
berkesinambungan. Bentuk pengolahan data berisi tentang :
1.
Input
Data
mentah dari lapangan dan dari sumber lain dimasukkan ke dalam sistem untuk
dipilah antara data yang dibutuhkan dan data yang tidak di perlukan oleh
organisasi. Data tersebut dapat berupa grafik , diagram maupun feed back
langsung dari customer yang akan dimasukkan dan selanjutnya akan di olah oleh
perusahaan.
2.
Proses
Data
yang telah dipilah dan dimasukkan selanjutnya akan di proses dan di rangkai
agar dapat memberi informasi atau mempermudah dalam pembacaan yang sebelumnya
merupakan data raw atau data mentah. Data yang diproses berguna untuk kelas
general manager dan para top manager yang berisi CEO dan lainnya. Dengan kata
lain proses merupakan pengolahan data yang menjadikan data mentah menjadi
sebuah informasi yang digunakan untuk menentukan langkah ke depannya dari suatu
organisasi.
3.
Output
Output berisi tentang
hasil pengolahan data yang telah berisi informasi. Sehingga suatu sistem
informasi jika telah melakukan 3 proses tersebut dapat dikatakan bahwa sistem
informasi itu layak untuk digunakan.
4.
Decision
support
Sistem
yang bagus adalah sistem yang mampu membantu penggunanya untuk mengambil
keputusan. Ada beberapa metode pengambilan keputusan diantaranya dengan basis
data dan matematika. Jika dengan matematika sistem akan mengelolah bentuk data
yang bersifat numerik atau sering di sebut dengan interger dalam bahasa pemrograman.
Setelah data diolah biasanya sistem akan memberi prioritas aktivitas atau
kegiatan apa yang akan dilakukan di langkah selanjutnya. Hal ini sangat
membantu dalam pengambilan keputusan karena tanpa harus membandingkan manual
yang lebih beriisiko luput atau kurang teiti ketika melihat data numeri. Contoh
study kasusnya adalah
Penerimaan
karyawan di perusahaan a memakai sistem informasi dan penerimaan karyawan di perusahan b tidak menggunakan sistem
informasi . Lalu ada tiga pelamar anggap saja si x , si y dan si z. Si x adalah
seorang lulusan fresh graduate dari perguruan tinggi negeri berakreditasi a
baik prodi maupun institusinya, indeks prestasi kumulatif 3.5 dengan waktu
lulus 3 tahun 7 bulan menambil jurusan teknik informatika. Lalu si y dengan jurusan
yang sama namun lulus 1 tahun lebih dahulu daripada si x dan bekerja di
perusahaan besar namun perbedaanya adalah si y merupakan lulusan perguruan
tinggi swasta yang memiliki reputasi baik setara negeri dengan akreditasi a
pada prodi dan institusinya. Mampu lulus dengan waktu 4 tahun, dengan ipk 3.4 .
kemudian yang terakhir si z , si z merupakan lulusan mahasiswa di suatu pts ,
tidak memiliki pengalaman kerja dan lulus dengan ipk 3.75 masa study 3 tahun 8
bulan. Tempat kuliah si z memiliki reputasi yang buruk karena memiliki
akreditasi b dan institusi b .
Lalu
ketiganya mendaftar kepurasahaan a. Yang akan menjadi prioritas perusahaan a
adalah akreditisi prodi dan institusi a dan merupakan orang yang berpengalaman
di dunia kerja sebelumnya, tidak memperhatikan seberapa lama dia berkuliah
namun melihat ipk. Dari akreditasi a akan mendapat poin 5 berkurang 2 hingga c,
Lama pekerjaan setiap satu tahunnya dengan bidang yang sama yang akan di ambil
di perusahaan a akan mendapat 3 poin dan
ipk cum laude akan mendapat 4 poin berkurang 1 sampai minimal ipk 2.0.
Perhitungan
otomatis akan menunjukan prioritas poin nya :
a.
Si
x : 5 poin untuk kuliah di institusi
dengan akreditasi a
5 poin untuk
kuliah di prodi dengan akreditasi a
0 poin untuk
pengalaman kerja
4 poin untuk
cum laude
Total 14 poin
b.
Si
y : 5 poin untuk kuliah di institusi
dengan akreditasi a
5 poin untuk
kuliah di prodi dengan akreditasi a
3 poin untuk
pengalaman kerja
2 poin untuk
ipk 3 namun tidak cum laude
Total 15 poin
unggul 1 poin dengan x
c.
Si
z : 4 poin untuk kuliah di institusi
dengan akreditasi b
4 poin untuk
kuliah di prodi dengan akreditasi b
0 poin untuk
pengalaman kerja
4 poin untuk
ipk cum laude
Total 12 poin
Dengan
perhitungan otomatis dengan ketentuan tertentu akan langsung dapat diketahui
prioritas dari atas hingga bawah . bayangkan di perusahaan b yang masih manual
jika kebanjiran pendaftar solusi apa yang tepat selain decision support system?
TUJUAN
Tujuan menurut ahli :
1. Menurut Mc Leod
“Untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”.
Tujuan yang petama adalah untuk mengumpulkan dan menampilkan
informasi . informasi yang telah terkumpul akan disajikan secara struktural dan
ditampilkan pada siapa yang membutuhkan informasi tersebut dalam suatu
orgasnisasi atau perusahaan.
2. Menurut Tata Sutabri, Kom., MM
“Mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi manajerial organisasi dalam kegiatan strategis dari suatu organisasi
untuk dapat menyediakan kepada pihak
luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan”.
Tujuan yang kedua adalah mencukupi kebutuhan pengolahan transaksi
harian. Dalam hal ini yang di butuhkan dari sistem adalah informasi , informasi
itu akan disalurkan yang kemudian berguna dalam penggunaan transaksi harian.
3. Menurut Erwan Arbie
“Mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bantuan dan
dukungan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu
memfasilitasi penyediaan laporan yang diperlukan.”
Point selanjutnya adalah untuk mengintegrasikan aspek yang
terdapat dalam perusahaan itu. Sehingga dengan menyatunya antra fungsi keuangan
dan mekanisme diharapkan mampu memenuhi kebutuhan informasi dan pasar yang
terus meningkat.
4. Menurut Tafri D. Muhyuzir
“Data yang dikumpulkan,
diklasifikasikan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi entitas terkait tunggal dan mendukung satu
sama lain sehingga menjadi informasi berharga bagi mereka yang menerimanya.”
Yang selanjutnya adalah bagaimana caranya agara informasi yang
telah diolah dalam suatu sistem dapat menjadi pendukung disetiap entitas yang
ada dalam perusahaan sehingga kemudahan informasi akan juga dapat meringankan
pekerjaan entitas tersebut.
5. Menurut O’Brien
“Kombinasi dari setiap unit
dikelola orang (orang), hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak),
jaringan komputer dan jaringan komunikasi data (komunikasi), dan database
(basis data) yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi tentang yang bentuk organisasi.”
Bentuk pengintegrasian dari setiap unit antara pengguna dan
perangkat yang menyatu bertujuan untuk melakukan manipulasi data yang ada dalam
suatu sistem informasi yang memiliki cara kerja sepeti suatu sistem basis data
.
6. Menurut Leitch Rosses
“Mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung
kegiatan operasi, manajerial dan
strategis dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Suatu
mitra kerja yang terikat dari perusahaan satu dengan lain harus memiliki
informasi apa saja yang mereka butuhkan dan bagaimana pemenuhan kebutuhan pasok
dari perusaahan satu terhadap yang lain dapat terpenuhi.
7. Menurut Lani Sidharta
Serangkaian terpadu komponen
– komponen dan manual bagian – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, mengolah data, dan menghasilkan
informasi bagi pengguna.
Komponen yang terintegrasi dalam sistem akan mempermudah komputasi
dari manupulasi data untuk pembenrtukan informasi baru yang berguna untuk user
yang mengakses dari dalam sistem.
8. Menurut Gordon B. Davis (1991: 91)
Sistem yang menerima input data dan instruksi, mengolah data sesuai
dengan instruksi dan mengeluarkan
hasilnya.
Instruksi dari setiap level pengguna berbeda. Hal ini yang menjadi
tuntutan dari suatu sistem agar dapat mengolah data dengan baik dan memenuhi permintaan
informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Contoh terdapat seorang database admin
, system analyst, user biasa dan programmer , serta networking. Untuk seorang
database admin akan diperlukan bentuk grafik atau metode database penjualan
atau berapa banyak jasa dalam perusahaan tersebut digunakan. Selanjutnya adalah
system analys , system analis hanya membutuhkan data dari setiap pekerjaan yang
dikerjaan oleh kelompok it untuk di analisa letak bug atau error dalam suatu
sistem , bisanya seorang system analis adalah orang yang telah berpengalamn
dalam dunia IT sehingga dapa di katakan kebutuhan informasi yang dibutuhkan
oleh sistem analis lebih besar dari yang lain. User biasa , user hanya dapat
melihat overview dari product yang akan mereka ambil , jadi seorang user biasa
jika digambarkan dalam bentuk seberapa program harus memberinya hak acces
adalah public. Hanya data yang bersifat publikasi yang dapat dilihat dari
seorang user biasa. Hal ini di karenakan kemampuan user untuk dapat menelaah
kemajuan IT sangat berbeda dengan yang lain . Umunya seorang user hanya
menggunakan fasilitas yang ada dan jarang yang bisa mengembangkan yang telah
dibuat di dalam sistem. Yang selanjutnya programmer ,seorang IT programmer atau
dalam bahasa indonesianya adalah pembuat program bekerja setelah mendapat data
dari database yang ingin ditampilkan danpermintaan dari client yang telah
dirancang ulang oleh system analis yang selanjutnya akan di buatkan suatu
program user interface agar dapat di akses oleh user biasa yang kemudian akan
di teruskan dan di hubungkan oleh network agar dapat bekerja dalam sistem
secara berkesinambungan dan kontinunitas, umumnya program yang dibuat oleh nya
memiliki kendala pada waktu usang program tersebut , ketika program usang
seorang programmer mau tidak mau akan membuat program ulang dana akan
menjelaskan pada para pekeja bagaimana program tersebut berjalan dan manfaat
pembaruan yang telah dibuatnya. Yang terakhir adalah networking, admin
networking menggabungkan program dengan data base yang selanjutnya di hubungkan
ke server agar suatu sistem informasi memiliki ke flexible an dalam
penerapannya dan penggunaannya. Kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh
networking bersifat protected artinya hanya orang IT dalam sebuah sistem yang
bisa mengaksesnya , kebutuhan informasinya berupa seberapa luas area sistem
tersebut di jalankan apakah LAN,WAN,atau MAN. LAN merupakan ruang lingkup yang
kecil dapat dikatakan hanya digunakan dalam perusahaan itu. Singkatan dari LAN
adalh local area network yang berarti hanya daerah disekitar network yang dapat
mengakses sistem tersebut. Namun untuk urusan maintance dan perbaikan kendala
lainnya hal ini paling bisa di handle.
9. Menurut John F. Nash (1995: 8)
“Kombinasi dari manusia,
fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mengatur jaringan komunikasi yang
penting, proses transaksi
tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan
menyediakan dasar untuk pengambilan
keputusan yang tepat.”
Kemudahan dalam pengaksesan sistem adalah hal yang mutlak untuk
diperhatikan karena dengan mudahnya akses akan memudahkan user untuk melakukan
take and give. Take and give di sini bermaksud untuk melakukan share informasi
yang di kelola agar bagaian lain mengetahuinya contoh penerapannya mirip dengan
github , github merupakan site yang berisikan sekumpulan programmer yang bebas
melakukan editing source code dari programmer lain atau menyatukan hasil
pekerjaan mereka dalam sebuah project untuk mempermudah pembagian kewenangan
dalam proyek tersebut. Contoh terdapat seorang pengembang layout dan programmer
, pengembang lay out tersebut meminta programmer untuk membuat aplikasi yang
hany berisikan terminal atau cmd. Setelah aplikasi selesai , aplikasi tersebut
akan di download oleh pengembang lay out untuk di tambahkan source code nya
agar aplikasi tersebut memiliki user interface yang kemudian disebar luaskna ke
pasaran.
10. Menurut Kertahadi (2007)
“Untuk menyajikan informasi
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dalam
perencanaan, memulai, pengorganisasian, operasional sebuah perusahaan yang
melayani sinergi organisasi dalam proses mengendalikan pengambilan keputusan.”
Organisasi dalam sutu informasi yang telah terintergrasi akan
mempermudah perencanaan dan operasional perusahan yang bertujuan untuk
peningkatan efisiensi baik waktu maupun uang dan tingkat keefektifitas yang
bertambah dengan bantuan sistem tersebut.
11. Menurut Rommey (1997: 16)
“Untuk mengumpulakn,
memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan terorganisir cara untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan
melaporkan informasi dengan cara yang suatu organisasi dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.”
Informasi yang diolah sistem sebaiknya
di pilah manakan yang akan di publikasikan dan manakah yang akan menjadi
rahasia dalam sebuah perusahaan sehingga sangat diperlukan pengendalian oleh
sistem informasi yang ada , dengan hal ini akan memperkecil bocornya informasi
ke tangan kompetitor untuk menyangi produk baru perusahaan yang memakainya.
Sumber :
Komentar
Posting Komentar